主に事務仕事についての「仕事効率化」について記載しますが、応用が効かないこともありません。
私自身、アルバイトも含めて、工場、販売、不動産、公益法人、調査、事務と色々やってきました。整理ベタで、よくものをなくし、忘れるなど仕事をする上で非常に戸惑いましたが、「一定の法則」を覚えると、どんな作業にも効果があることがわかってきました。その「効果がある」「一定の法則」を紹介していきます。まずは、色々試してみることが大切で、うまく行かなければ、スパッと諦めるか、少し方法を変えて行うかなど、「何かを変える」意気込みも必要です。
■目につくところに仕事（もの）を置かない
「手元に書類が無いと忘れそうな気がする。」ということで積み重ねている人を多く見ます。
または、付箋（ふせん）をペタペタ貼って、忘れないようにしている人。
「To Do リスト」を作っている人もいますが、リスト化するうちに処理できる仕事もあるでしょう。
忘れないための努力は、はっきり言って無駄です。
付箋や置いたものはその瞬間は目立ちますが、いずれ風景になり目立たなくなります。悪いことに、常に目につくため、常に気にしている状態にもなります。
常に気にしながら、他の仕事を手がけると集中力を欠き、ミスも増えるでしょう。ここでのポイントは、付箋（ふせん）やリスト、物を重ねるなどすると
（１）付箋で目立つようにすると、時間の経過とともに風景になる。
（２）常に付箋やものが目に入るので常に気になる。
⇒結果、忘れる。他の仕事に支障がでる。
おまけに、「忘れない」ためには、覚えないことです。
防ぐためには、机の上、目の届く範囲を「一掃」することです。
書類一枚、メモ一枚でも「一掃」します。マットが敷いてあって中に色々入っていれば、それもすべて取り払います。
できれば、引き出しの中も同じように。ただ、完璧にしようと思うとなかなか「手が出せない」状態にもなりますので、まず、目につくところをきれいにするところから始めます。
■一つづつ手をつける
一掃する際に、仕事は「ひとつづつ」手をつけます。Aを３０%進めて、Bを５０％というようには絶対しないでください。
Aを100％やって、ファイリングなり処分なりしてしまってから次のものに移ります。その時に「仕事は2種類にわけられ」ます（後述）。
机が散らかるのは、あっち、こっちと手を出すからです。また、片付けるファイルがちゃんとしていないということもあります。
場合によっては、「ゴミ屋敷」の様になってしまっているかもしれませんが、大丈夫です。本当の「ゴミ屋敷」でも1日できれいに片付ける業者があるように、思っているほど時間はかからないものです。
（１）一つづつ手を付け完成させていく（手早くやるが、同時進行はしない）
■小事が大事に化ける
確認の電話を忘れたために、大事になったことはありませんか。
ほんの数秒の手間を後回しにした時に、後から面倒なことになることは多いものです。
仕事というものは、置いておくと腐ってしまう「なまもの」だと思ったほうが良いです。
中にはほおって置くと「発酵、醸成」されると思っている方もいるようですが、制御する自信がなければ、新鮮なうちに処理をするのが一番です。
■仕事は2種類にわけられる
単純に分ければ仕事は2種類です
（１）すぐできるもの
（２）すぐにできないもの
（１）がほとんどなので、（２）のすぐできないものについて
相手が、１まい必要な書類を送ってくるのを待って合わせて処理をするもの。上司の許可をもらって処理するものなど、「相手がある場合」で処理が一時的に止まるものです。それ以外は、すぐにできるものと思って構いません。
時間の配分が必要な作業だとしても、計画すれば良いので、すぐにできないとは限らないのです。
■今回のまとめ
①机の上と視界に入るものを一掃する
②仕事は1つずつ手をつける
③すぐにできるものとすぐにできないものに分類する。
④すぐにできるものはすぐにおこなう。時間がかかるものは計画する。
①～④まで進むと、かなり気持ちが整理されるはずです。この後の行程はまた次回に。
